Règlement administratif Numéro 1 (2022)

Règlement administratif Numéro 1

Règlement administratif relatif à la conduite générale des affaires de la

Caisse de défense de l’ACPPU/CAUT Defence Fund

(la société)

TABLE DES MATIÈRES

  1. GÉNÉRALITÉS
  2. ADHÉSION
  3. DROITS D’ADHÉSION ET COTISATIONS ET RÉSILIATION
  4. INDEMNITÉS
  5. SITUATION FINANCIÈRE EN RÈGLE
  6. ASSEMBLÉE DES MEMBRES
  7. CONSEIL D’ADMINISTRATION
  8. POUVOIRS ET FONCTIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
  9. ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
  10. INDEMNITÉS POUR LES ADMINISTRATEURS ET AUTRES PERSONNES
  11. DIRIGEANTS ET DIRIGEANTES
  12. COMITÉS
  13. AVIS
  14. LANGUES OFFICIELLES
  15. RÈGLES DE PROCÉDURE DES SÉANCES
  16. RÈGLES ET RÈGLEMENTS
  17. MODIFICATIONS AU RÈGLEMENT ADMINISTRATIF
  18. ABROGATION DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS ANTÉRIEURS
  19. DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR

1. GÉNÉRALITÉS

1.1 Définitions

Dans le présent Règlement administratif et les autres règlements administratifs de la société, sauf interprétation contraire imposée par le contexte :

(a) Loi signifie la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, LC 2009, c.23, y compris les Règlements pris en application de la Loi, ainsi que les statuts ou règlements qui peuvent la remplacer, lesquels pourront être modifiés de temps à autre;
(b) Articles signifie les articles constitutifs originaux ou mis à jour de la société ou les articles de modification, de fusion, de continuité, de réorganisation, d’arrangement ou de reconstitution de la société.
(c) Règlements administratifs signifie le présent Règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de la société tel que modifiés de temps à autre et qui sont en vigueur;
(d) Assemblée des membres signifie une assemblée annuelle des membres ou une assemblée extraordinaire des membres;
(e) Assemblée extraordinaire des membres signifie une assemblée d’une ou de plus d’une catégorie de membres et une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant droit de vote à une assemblée annuelle des membres;
(f) Résolution ordinaire signifie une résolution adoptée par une majorité des suffrages exprimés sur cette résolution;
(g) Autres indemnités signifie les versements fournis par la société aux syndicats membres pour soutenir la négociation collective ou les droits à la négociation collective qui n’impliquent pas de grève ou de lock-out;
(h) Proposition signifie une proposition faire par un membre de la société qui répond aux exigences de la section 163 de la Loi;
(i) Règlements signifie les règlements pris en application de la Loi, tels que modifiés, reformulés ou en vigueur de temps à autre;
(j) Résolution extraordinaire signifie une résolution adoptée par une majorité d’au moins deux tiers des suffrages exprimés sur cette résolution;
(k) Indemnités de grève signifie les versements accordés par la société aux syndicats membres en grève ou en lock-out.
(l) Administrateurs et administratrices signifie le Conseil d’administration de la société et dirigeant ou dirigeante ou administrateur ou administratrice signifie un membre du Conseil d’administration;

1.2 Interprétation

Dans l’interprétation du présent Règlement administratif, les mots au singulier représentent également le pluriel et vice versa, les mots d’un genre représentent tous les genres et le mot personne comprend une personne physique ou morale, une association, une fiducie et un organisme non constitué en société.

Autre que ce qui est spécifié au paragraphe 1.1 ci-dessus, les mots et les expressions définis dans la Loi ont le même sens quand ils sont employés dans les présents règlements administratifs.

Quand il est fait référence à un statut ou à une section d’un statut dans le présent Règlement administratif, cette référence est réputée s’étendre et s’appliquer aux modifications du statut ou de la section du statut ou à la repromulgation du statut ou de la section du statut, selon le cas.

1.3 Sceau de la société

La société peut avoir un sceau dont la forme est approuvée de temps à autre par le Conseil d’administration. Si le sceau de la société est approuvé par le Conseil d’administration, le ou la secrétaire de la société en est le gardien ou la gardienne.

1.4 Exécution des documents

Les actes, les transferts, les tâches, les contrats, les obligations et autres autorisations écrites devant être exécutés par la Société peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants et/ou dirigeantes ou administrateurs et/ou administratrices. De plus, le Conseil d’administration peut de temps à autre diriger la manière dont la personne ou les personnes par qui un document particulier ou un type de document est exécutée. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de la société (si un tel sceau existe) à ce document. Tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie de n’importe quels document, résolution, Règlement administratif ou autre document de la société est conforme à l’original.

1.5 Fin de l’exercice financier

La fin de l’exercice financier de la société est le dernier jour du mois de mars de chaque année.

1.6 Expert-comptable ou experte-comptable

Sous réserve des dispositions de la Loi, les membres de la société peuvent, par voie de résolution ordinaire lors de chaque assemblée annuelle, nommer un expert-comptable ou une experte-comptable pour exercer ses fonctions jusqu’à la clôture de la prochaine assemblée annuelle. Conformément aux dispositions de la Loi, le Conseil d’administration doit immédiatement remplir toute vacance qui se produit au poste d’expert-comptable ou experte-comptable. La rémunération de l’expert-comptable ou de l’experte-comptable peut être déterminée par une résolution extraordinaire des membres ou, si elle n’est pas déterminée de cette manière, elle peut être déterminée par le Conseil d’administration.

1.7 Opérations bancaires

Les opérations bancaires de la société sont traitées avec une banque, une compagnie de fiducie, une coopérative de crédit ou une autre firme ou société qui poursuit une activité bancaire au Canada ou ailleurs, tel que désigné, nommé ou autorisé de temps à autre par une résolution du Conseil d’administration. Les opérations bancaires ou toute partie de telles opérations sont traitées par un dirigeant ou une dirigeante ou des dirigeants et dirigeantes de la société et/ou d’autres personnes tel que désigné, dirigé ou autorisé de temps à autre par une résolution du Conseil d’administration.

1.8 États financiers annuels

Au lieu d’envoyer aux membres des copies des états financiers annuels et autres documents énoncés au paragraphe 172(1) de la Loi, la société peut envoyer un avis à ses membres les informant que les états financiers annuels et autres documents énoncés au paragraphe 172(1) sont disponibles au siège social de la société et que chaque membre peut, sur demande, en obtenir gratuitement un exemplaire au siège social ou par courrier affranchi.

2. ADHÉSION

2.1 Critères d’adhésion

Sont considérés membres :

i. Les syndicats membres de l’Association canadienne des professeures et professeurs d’université (ACPPU), à l’exclusion des membres fédérés et affiliés, dont la demande d’adhésion a été approuvée par le Conseil d’administration de la société (syndicat membre).
ii. Le président ou la présidente de l’ACPPU
iii. Le trésorier ou la trésorière de l’ACCPU
iv. Le directeur général ou la directrice générale de l’ACPPU
v. Le président ou la présidente du comité de la liberté académique et de la permanence
vi. Le président ou la présidente du comité de la négociation collective et de l’organisation

2.2 Conditions d’adhésion

Sous réserve des dispositions des Articles, la société comporte 90 catégories de membres.

(a) Les conditions d’adhésion suivantes sont applicables aux catégories 1 à 59 et aux catégories 61 à 90, appelées également catégories de syndicats membres dans le présent Règlement administratif :
 
i. Il y a un syndicat membre par catégorie. Chaque syndicat membre est affecté à une catégorie, conformément au « Tableau A » joint au présent Règlement administratif pour en faire partie intégrante.
ii. Si un syndicat membre se retire de la société ou est dissout, le Conseil d’administration peut, par une résolution, affecter un autre syndicat membre à cette catégorie de la société. Les syndicats qui deviendront membres de la société après l’approbation des présents règlements administratifs seront affectés à une catégorie par le Conseil d’administration.
iii. Tel que décrit dans les Articles et sous réserve des présents règlements administratifs, les catégories 1 à 59 et les catégories 61 à 90 sont habilitées à recevoir un avis de convocation à toutes les assemblées des membres et à participer à ces assemblées, et chaque classe de membres est habilitée à avoir un nombre de voix équivalent au nombre d’administrateurs et/ou administratrices qu’elle a le droit d’élire, conformément aux présents règlements administratifs, sur toutes les affaires soumises à une décision présentées à de telles assemblées; ou par une résolution écrite qui peut être fournie de temps à autre conformément au présent Règlement administratif ou en justice; à l’exception des assemblées auxquelles seuls les membres d’une autre catégorie sont habilités à voter séparément en tant que catégorie.
iv. À la suite de la délivrance par les administrateurs et administratrices d’une adhésion affectée à une catégorie de syndicat membre ou le retrait d’une adhésion ou autre résiliation d’adhésion affectée à une catégorie de syndicat membre, les administrateurs et administratrices ou toute autre personne que les administrateurs et administratrices peuvent désigner préparera, de temps à autre, des révisions au Tableau A pour établir une liste à jour des membres actuels qui comprendra les catégories des syndicats membres. Ce Tableau révisé sera renuméroté consécutivement (par exemple, Tableau A1, A2, etc.) et, après certification par le ou la secrétaire de la société, remplacera le Tableau précédent joint en annexe au présent Règlement administratif. Toute référence au Tableau « A » dans le présent Règlement administratif comprendra toutes les révisions à ce Tableau tel que prévu dans le présent paragraphe.
v. Chaque syndicat membre dont la situation financière est en règle est habilité à nommer et à élire un, une ou plusieurs administrateurs et/ou administratrices pour sa catégorie, conformément aux termes du présent paragraphe. Chaque catégorie est autorisée à élire un administrateur ou une administratrice par tranche ou par partie de tranche de cinq cents membres cotisants d’un syndicat ou d’une unité de négociation représentée par ledit syndicat membre à la date de son adhésion et ultérieurement à compter du premier jour de décembre de chaque année. Le nombre de membres cotisants est déterminé selon le nombre total de membres cotisants à plein temps, plus autant de membres cotisants à temps partiel que le syndicat membre souhaite déclarer et à qui il veut permettre d’avoir doit aux indemnités.
(b) Les conditions d’adhésion suivantes sont applicables à la catégorie 60, appelée également catégorie des représentants et représentantes de l’ACPPU dans le présent Règlement administratif :
 
i. La catégorie 60 est composée des membres suivants :
  1. Le président ou la présidente de l’ACPPU
  2. Le trésorier ou la trésorière de l’ACCPU
  3. Le directeur général ou la directrice générale de l’ACPPU
  4. Le président ou la présidente du comité de la liberté académique et de la permanence
  5. Le président ou la présidente du comité de la négociation collective et de l’organisation
ii. Les membres de la catégorie 60 sont habilités à recevoir un avis de convocation à toutes les assemblées des membres de la société et à participer à ces assemblées. Les membres de la catégorie 60 n’ont pas le droit de voter sur les questions qui font l’objet des délibérations des membres, sauf quand il s’agit de voter sur des modifications aux règlements administratifs tel qu’énoncé dans les Articles.

3. DROITS D’ADHÉSION ET COTISATIONS ET RÉSILIATION

3.1 Droits d’adhésion et cotisations

(a) Les membres de la catégorie 60 ne paient pas de cotisations.
(b) Le Conseil d’administration fixe de temps à autre les droits d’adhésion des syndicats membres. À moins que le Conseil d’administration ne précise le contraire, ces droits sont payables dans le courant de la première année d’adhésion à la société.
(c) Chaque syndicat membre verse à la société des cotisations mensuelles par membre, basées sur le nombre de membres cotisants de son unité ou de ses unités de négociation, conformément au paragraphe 2.2(a)(iv) du présent Règlement administratif, à compter de la date de son adhésion et, par la suite, à compter du premier jour du mois de décembre de chaque année. Le montant par membre des cotisations mensuelles est fixé de temps à autre par le Conseil d’administration.
(d) Si un syndicat membre est en grève ou en lock-out, le versement de ses cotisations mensuelles à la société est suspendu pendant la durée de la grève ou du lock-out.
(e) Lasociété n’est pas tenue de rembourser à un syndicat membre tout montant que celui-ci a versé à la société à titre de droits d’adhésion ou de cotisations mensuelles par membre et qu’il prétend avoir versé en trop si le montant reçu est calculé en fonction du nombre de membres cotisants figurant dans une déclaration écrite fournie par le syndicat membre.
(f) Le Conseil d’administration peut modifier de temps à autre le montant des droits d’adhésion et des cotisations mensuelles des syndicats membres mentionnés aux paragraphes 3.1(a) et 3.1(b) du présent Règlement administratif. Un avis écrit est envoyé au moins 60 jours à l’avance relativement au montant de la modification proposée.

3.2 Résiliation de l’adhésion

L’adhésion à la société n’est pas transférable et prend fin et expire automatiquement quand un des événements suivants se produit :

(a) le membre décède ou, si le membre est un syndicat membre, l’accréditation du syndicat membre est révoquée;
(b) le membre ne maintient pas les critères d’adhésion décrits au paragraphe 2.1 des présents règlements administratifs;
(c) le membre démissionne en envoyant par écrit une lettre de démission au siège de la société, auquel cas une telle démission entre en vigueur à la date spécifiée dans la lettre de démission.

Sous réserve des dispositions des Articles ou des règlements administratifs, lorsque l’adhésion est résiliée, les droits du membre, y compris les droits à la propriété de la société, cessent automatiquement d’exister. Conformément à la section 197(1) de la Loi, une résolution spéciale des membres est nécessaire pour ajouter, modifier ou supprimer ce paragraphe des règlements administratifs.

4. INDEMNITÉS

4.1 Indemnités de grève

Afin de recevoir des indemnités de grève, un syndicat membre doit être membre de l’ACPPU et être financièrement en règle avec la société, sauf aux termes du paragraphe 5 du présent Règlement administratif.

Le Conseil d’administration modifie de temps à autre le montant des indemnités de grève mentionnées dans le présent paragraphe. Un avis écrit doit être envoyé au moins 60 jours à l’avance relativement au montant de la modification proposée.

4.2 Autres indemnités

Pour avoir droit aux autres indemnités, un syndicat membre doit être membre de l’ACPPU et être financièrement en règle avec la société, sauf aux termes du paragraphe 5 du présent règlement administratif.

4.3 Demande d’indemnités

Les indemnités de grève et autres indemnités ne sont accordées que lorsqu’aucune des exigences de négociation et aucune action du syndicat membre ne contrevient substantiellement aux énoncés de principes de l’ACPPU sur la liberté académique, la non-discrimination, la nomination à un poste académique et la permanence ou les principes de négociation collective.

5. SITUATION FINANCIÈRE EN RÈGLE

5.1 Droit de vote d’un syndicat membre et droit de nommer ses administrateurs et/ou administratrices

Le droit de vote d’un syndicat membre est suspendu tant que la situation financière dudit syndicat membre n’est pas en règle.

Les syndicats membres ne peuvent pas nommer un candidat, une candidate ou des candidats et/ou candidates en vue de leur élection par le syndicat membre au Conseil d’administration tant que la situation financière dudit syndicat membre n’est pas en règle.

5.2 Admissibilité aux indemnités de grève et aux autres indemnités

Un syndicat membre dont la situation financière n’est pas en règle avec la société ou un ancien syndicat membre qui s’est retiré de la société est néanmoins admissible aux indemnités de grève et autres indemnités, sous réserve que les autres exigences des Articles et du présent Règlement administratif soient satisfaites, pour un montant égal aux cotisations totales du syndicat membre versées à la société plus l’intérêt accumulé moins la part proportionnelle des frais totaux d’administration de la société, tel que déterminé par le Conseil d’administration. S’il y a fusion d’un ou de plusieurs syndicats membres, l’admissibilité est calculée en fonction de la somme de leurs contributions à la société. Quand un syndicat membre est fusionné avec une association non membre, l’admissibilité de l’ancien syndicat membre ou de son successeur est calculée comme si le syndicat membre s’était retiré de la société.

6. ASSEMBLÉES DES MEMBRES

6.1 Lieu des assemblées des membres

Sous réserve du respect de la Loi, les assemblées du Conseil d’administration peuvent se tenir n’importe où au Canada tel que déterminé par le Conseil d’administration ou, si tous les membres ayant droit de vote à une telle assemblée y consentent, à l’extérieur du Canada. Le Conseil d’administration a le pouvoir, à n’importe quel moment, de convoquer une assemblée ordinaire ou extraordinaire des membres et convoque une assemblée annuelle des membres au plus tard 15 mois après l’assemblée annuelle précédente, mais pas plus tard que six mois après la fin de l’exercice financier de la société.

6.2 Assemblées demandées

Sous réserve des exigences de la Loi, le Conseil d’administration peut convoquer une Assemblée des membres à la réception d’une demande provenant de syndicats membres qui détiennent au moins 5 % des droits de vote.

6.3 Personnes habilitées à être présentes

Les seules personnes habilitées à être présentes lors d’une assemblée des membres sont les personnes ayant droit de vote lors de l’assemblée, les administrateurs et administratrices et l’expert-comptable ou experte-comptable de la société ainsi que toutes les autres personnes qui sont habilitées ou tenues, en vertu des provisions de la Loi, des Articles ou des règlements administratifs de la société, à être présentes à l’assemblée. Toute autre personne peut être admise sur invitation du président ou de la présidente d’assemblée ou par une résolution ordinaire des membres.

6.4 Avis de convocation à une assemblée des membres

Sous réserve des exigences de la Loi et des règlements, un avis précisant la date, l’heure et le lieu d’une assemblée des membres est envoyé, selon la manière décrite au paragraphe 13.1 du présent Règlement administratif et sous réserve des termes et conditions dudit paragraphe, à chaque membre ayant droit de vote à l’assemblée, par les moyens suivants :

(a) par la poste, par service de messagerie ou par livraison personnelle à chaque membre ayant droit de vote à l’assemblée, au cours d’une période d’au moins 21 jours et d’au plus 60 jours avant le jour où l’assemblée doit se tenir; ou
(b) par téléphone, par voie électronique ou par un autre moyen de communication à chaque membre ayant droit de vote à l’assemblée, au cours d’une période d’au moins 21 jours et d’au plus 35 jours avant le jour où l’assemblée doit se tenir.

6.5 Renonciation à l’avis de convocation

Un membre et toute autre personne habilitée à participer à une assemblée des membres peut renoncer, de n’importe quelle manière et en tout temps, à l’avis de convocation d’une assemblée des membres, et la participation d’une telle personne à une assemblée des membres est une renonciation à l’avis de convocation à l’assemblée, sauf lorsqu’une telle personne participe à l’assemblée aux fins express de protester contre la transaction d’une affaire au motif que l’assemblée n’a pas été dûment convoquée.

6.6 Président ou présidente d’assemblée

Le président ou la présidente d’assemblée du Conseil d’administration préside l’assemblée des membres. En l’absence du président ou de la présidente d’assemblée, le Président ou la Présidente de la société préside l’assemblée. Si le président ou la présidente d’assemblée et le Président ou la Présidente de la société sont absent(e)s, les membres présents ayant droit de vote à l’assemblée choisissent l’un d’entre eux pour présider l’assemblée.

6.7 Quorum

Le quorum lors de toute assemblée des membres (à moins que la présence d’un nombre plus important de membres ne soit exigée par la Loi) est atteint par la présence de la majorité des membres ayant droit de vote à l’assemblée. Si le quorum est atteint à l’ouverture de l’assemblée des membres, les membres présents peuvent délibérer sur toute question à l’ordre du jour même si le quorum n’est pas maintenu tout au long de l’assemblée. Pour la détermination du quorum, un membre peut être présent en personne ou, s’il y est autorisé en vertu du paragraphe 6.12 du présent Règlement administratif, s’il est présent par téléphone ou par le biais d’un autre moyen électronique.

6.8 Nombre de voix et majorité des voix

Lors de toute assemblée des membres, les questions à l’étude sont tranchées à la majorité des voix, sauf indication contraire précisée dans les Articles ou dans les règlements administratifs ou dans la Loi. En cas d’égalité des voix suite à un vote à main levée, un vote par scrutin ou un vote électronique, le président ou la présidente d’assemblée n’a pas, en plus de sa voix initiale, une voix prépondérante.

Conformément aux dispositions des Articles et des présents règlements administratifs, chaque syndicat membre représenté à une assemblée des membres exerce son droit de vote autant de fois que le nombre d’administrateurs et/ou administratrices qu’il lui est permis de nommer. À moins d’un choix autre de sa part, exprimé par écrit au Conseil d’administration, le syndicat membre est représenté à chaque assemblée des membres, y compris à une assemblée extraordinaire des membres, par l’administrateur, l’administratrice ou les administrateurs et/ou administratrices élu(e)s par son syndicat membre; chaque administrateur ou administratrice élu(e) dispose d’une seule voix. Si le syndicat membre choisit de nommer, par procuration écrite, un représentant ou une représentante autre que son, sa ou ses administrateurs ou administratrices, la personne ainsi nommée dispose d’autant de voix auxquelles le syndicat membre a droit, conformément aux dispositions des Articles.

Un syndicat membre peut, par procuration écrite, nommer une personne à titre de mandataire qui assistera à une assemblée particulière des membres et qui agira en son nom, dans les limites de la procuration.

6.9 Vote à main levée

Sous réserve des dispositions de la Loi et du présent Règlement administratif et sauf si un scrutin secret est demandé, les questions soumises aux membres lors d’une assemblée des membres sont tranchées par vote à main levée et la déclaration par le président ou la présidente d’assemblée qu’une question ou une motion est adoptée ou non et l’inscription de cette décision au procès-verbal de l’assemblée constituent, à preuve du contraire, une preuve irréfutable que la question ou la motion a été adoptée ou rejetée par la majorité, même si le nombre de voix exprimées pour ou contre n’est pas inscrit au procès-verbal.

6.10 Vote par scrutin secret

Pour toute question devant être débattue lors d’une assemblée des membres, le président ou la présidente d’assemblée et tout membre ou mandataire peuvent exiger la tenue d’un vote par scrutin secret avant ou après la tenue d’un vote à main levée. Dans ce cas, le président ou la présidente d’assemblée doit décider des modalités du vote par scrutin secret. Le résultat d’un vote par scrutin secret constitue la résolution de l’assemblée lors de laquelle le scrutin secret a été exigé.

6.11 Questions traitées

Toutes les questions traitées lors d’une assemblée extraordinaire des membres et toutes les questions traitées lors d’une assemblée annuelle des membres, à l’exception des états financiers, du rapport de l’expert-comptable, de l’élection des administrateurs et des administratrices et de la reconduction du mandat de l’expert-comptable, sont considérées comme des questions extraordinaires.

6.12 Participation par voie électronique aux assemblées des membres

Si la société choisit de mettre à la disposition des syndicats membres un moyen téléphonique, électronique ou un autre moyen de communication qui permet à tous les participants et participantes de communiquer adéquatement les uns avec les autres lors d’une assemblée des membres, toute personne ayant droit de participer à une telle assemblée peut participer à cette assemblée par téléphone, par voie électronique ou par un autre moyen de communication, de la manière prévue par la Loi. Une personne qui participe à une assemblée d’une telle manière est réputée être présente à l’assemblée. Nonobstant toute autre disposition du présent Règlement administratif, toute personne qui participe à une assemblée des membres en vertu du présent paragraphe et ayant droit de vote à cette assemblée peut exercer son droit de vote, conformément aux dispositions de la Loi, par téléphone, par voie électronique ou par un autre moyen de communication que la société a mis à sa disposition à cette fin.

6.13 Assemblée des membres tenue uniquement par voie électronique

Si le Conseil d’administration ou les membres de la société ayant droit de vote convoquent une assemblée des membres en vertu des dispositions de la Loi, le Conseil d’administration ou les membres, selon le cas, peuvent déterminer que l’assemblée soit tenue uniquement, conformément aux dispositions de la Loi et des Règlements, par téléphone, par voie électronique ou par un autre moyen de communication qui permet à tous les participants et participantes de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant la tenue de l’assemblée. Nonobstant cette disposition, l’assemblée générale annuelle des membres n’est pas tenue uniquement par des moyens électroniques.

6.14 Vote par procuration des membres absents

(a) En vertu des dispositions de la section 17(1) de la Loi, un membre ayant droit de vote à une assemblée des membres peut, par procuration écrite, nommer un mandataire et un ou plusieurs mandataires suppléants, qui ne doivent pas être membres, pour assister et agir en son nom dans les limites autorisées par la procuration et avec l’autorité qui leur est accordée.
(b) Tout avis de convocation dans lequel le jour, l’heure et le lieu d’une assemblée des membres sont précisés peut comprendre soit un formulaire de procuration, soit un rappel du droit de nommer un mandataire.
(c) Les dirigeants et dirigeantes peuvent de temps à autre élaborer des règles et des procédures qui ne sont pas incompatibles avec la Loi en ce qui concerne les procurations, y compris, mais sans s’y limiter, ils peuvent fixer la date à laquelle les formulaires de procuration doivent être déposés auprès de la société avant la tenue d’une assemblée ou d’une assemblée ajournée des membres.
(d) En vertu des dispositions de la section 197(1) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour effectuer toute modification aux articles ou aux règlements administratifs de la société dans le but de modifier la manière dont les membres absents d’une assemblée peuvent voter

7. CONSEIL D’ADMINISTRATION

7.1 Élection et mandat

(a) Sous réserve des dispositions des Articles et des présents règlements administratifs, les syndicats membres élisent les administrateurs et administratrices lors de chaque assemblée annuelle au cours de laquelle une élection des administrateurs et administratrices est exigée. Un administrateur ou une administratrice démissionnaire reste en fonction jusqu’à la dissolution ou l’ajournement de l’assemblée au cours de laquelle sa démission est acceptée et son successeur ou sa successeure élu(e).

(b) Les premiers administrateurs et administratrices sont les administrateurs et administratrices dont la liste figure au Formulaire 4002 intitulé « Siège social initial et premier Conseil d’administration », joint aux Articles de prorogation (transition). Les individus et la durée du mandat des premiers administrateurs et administratrices sont indiqués au « Tableau B » joint au présent Règlement administratif pour en faire partie intégrante. Sous réserve du paragraphe « (c) » et à l’exception des mandats des premiers administrateurs et administratrices tel que spécifié dans la phrase qui précède immédiatement celle-ci, à chaque élection annuelle pour laquelle une élection des administrateurs et administratrices est exigée, tous les mandats des administrateurs et administratrices dûment élu(e)s sont pour un mandat qui se termine à la deuxième assemblée qui suit leur élection.

(c) Les mandats des administrateurs et administratrices élu(e)s par un syndicat membre à la première assemblée annuelle qui suit immédiatement l’adhésion de ce syndicat en tant que membre de la société seront comme suit :

(i.) ce syndicat membre a le droit d’élire un administrateur ou une administratrice, l’administrateur ou l’administratrice sera élu(e) pour un mandat qui se terminera à la seconde assemblée annuelle qui suivra son élection; et

(ii.) si ce syndicat membre a le droit d’élire plus d’un administrateur ou d’une administratrice, alors :

  1. si le syndicat a le droit d’élire un nombre pair d’administrateurs ou administratrices, 50 % des administrateurs et administratrices seront élu(e)s pour un mandat qui se terminera à la première assemblée annuelle qui suivra leur élection et 50 % des administrateurs et administratrices seront élu(e)s pour un mandat qui se terminera à la seconde assemblée annuelle qui suivra leur élection; et
  2. si le syndicat a le droit d’élire un nombre impair d’administrateurs et administratrices, le prochain nombre entier d’administrateurs et administratrices au-dessus de 50 % des administrateurs et administratrices seront élu(e)s pour un mandat qui se terminera à la seconde assemblée annuelle qui suivra leur élection et le reste des administrateurs et administratrices seront élu(e)s pour un mandat qui se terminera à la première assemblée annuelle qui suivra leur élection.

Le mandat de chaque administrateur ou administratrice élu(e) par un syndicat membre à la première assemblée annuelle qui suit immédiatement l’admission de ce syndicat en tant que membre de la société sera désigné de façon bénévole, mais si les administrateurs ou administratrices ne se portent pas volontaires pour chaque durée de mandat, le mandat de chaque administrateur ou administratrice sera tiré au sort.

(d) De plus, conformément aux dispositions des Articles, le Conseil d’administration désigne chaque année les personnes suivantes afin de servir comme administrateurs ou administratrices ::

  1. Le président ou la présidente du comité de la négociation collective et de l’organisation de l’ACPPU; et
  2. Le président ou la présidente du comité de la liberté académique et de la permanence de l’ACPPU.

7.2 Livres et registres

Le Conseil d’administration veille à la tenue régulière et ordonnée de tous les livres et registres nécessaires de la société exigés par les règlements administratifs de la société ou par tout statut ou toute loi applicable.

7.3 Poste vacant

Un poste d’administrateur ou d’administratrice devient automatiquement vacant si :

(a) l’administrateur ou l’administratrice démissionne de son poste en envoyant par écrit une lettre de démission au ou à la secrétaire de la société;
(b) est inhabile en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23 ;
(c) il ou elle subit une faillite personnelle ou une suspension de paiements ou d’une conciliation à ses créanciers;
(d) une résolution adoptée lors d’une assemblée extraordinaire stipule qu’un, qu’une ou plusieurs administrateurs ou administratrices dudit syndicat membre sont destitué(e)s de leurs fonctions;
(e) un syndicat membre auquel appartient ledit, ladite ou lesdits administrateurs et/ou administratrices est suspendu pour manquement à ses obligations financières; si un syndicat membre retire son adhésion; si un syndicat membre ne maintient pas les critères d’adhésion décrits au paragraphe 2.1(i) des présents règlements administratifs;
(f) l’administrateur ou l’administratrice décède;
(g) l’administrateur ou l’administratrice est absent(e) de 3 assemblées consécutives du Conseil d’administration sans l’autorisation du Conseil d’administration.

Si un poste d’administrateur ou d’administratrice devient vacant, ledit poste vacant peut être pourvu seulement par un vote du syndicat membre affecté. L’administrateur ou l’administratrice élu(e) à un poste vacant demeure en poste jusqu’à l’expiration du mandat de son prédécesseur.

7.4 Rémunération

Les administrateurs et administratrices ne reçoivent aucune rémunération en raison de leurs fonctions dont ils ne retirent aucun bénéfice direct ou indirect. Toutefois, un administrateur ou une administratrice peut être raisonnablement indemnisé(e) pour les dépenses engagées dans l’exercice de ses fonctions.

8. POUVOIRS ET FONCTIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

8.1 En vertu des dispositions de la Loi et des Articles, le Conseil d’administration administre ou supervise les activités et les affaires de la société et, dans le cadre de la gestion des opérations de la société, le Conseil d’administration peut prescrire des règles et règlements qu’il juge nécessaires et qui ne sont pas incompatibles avec les règlements administratifs de la société.

8.2 Le Conseil d’administration de la société peut administrer les affaires de la société en toutes choses et faire ou faire en sorte qu’il soit fait en son nom toutes formes de contrats dans lesquels la société peut entrer légalement, et généralement, peut exercer tous ses pouvoirs et faire tous autres actes et choses que la société, en vertu de sa charte ou autrement, est autorisée à exercer ou à adopter.

8.3 Le Conseil d’administration a le pouvoir d’autoriser de temps à autre l’engagement de dépenses au nom de la société et peut déléguer par résolution à un, une ou plusieurs dirigeants et dirigeantes de la société le droit d’embaucher et de rémunérer du personnel. Les dirigeants et dirigeantes ont le pouvoir de conclure un accord de fiducie avec une société fiduciaire dans le but de créer un fonds en fiducie dont le capital et les intérêts pourront servir à promouvoir les intérêts de la société conformément aux modalités que le Conseil d’administration peut prescrire.

8.4 Le Conseil d’administration peut de temps à autre :

(a) emprunter sur le crédit de la société auprès de toute banque, société, firme ou personne en vertu de conditions, de conventions et de modalités pour des durées, des montants et de toutes autres façons que le Conseil d’administration peut juger efficaces;
(b) restreindre ou augmenter la somme à emprunter;
(c) émettre ou faire émettre des obligations, des débentures ou autres valeurs de la société et engager ou vendre les obligations, débentures ou autres valeurs pour ces sommes, aux modalités, engagements et conditions et aux prix que le Conseil d’administration jugera opportuns;
(d) garantir ces obligations, débentures ou autres valeurs, ou tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de la société, au moyen d’une hypothèque, d’un crédit ou d’un nantissement visant tout ou partie des biens meubles et immeubles que la société possède à titre de propriétaire ou qu’elle a subséquemment acquis, ainsi que l’entreprise et les droits de la société.
(e) Le Conseil d’administration peut de temps à autre nommer des représentants et représentantes ou engager des employé(e)s s’il le juge nécessaire et ces personnes exercent les pouvoirs qui leur sont attribués et s’acquittent des fonctions qui leur sont confiées par le Conseil d’administration au moment de leur nomination.

8.5 La rémunération de tous les dirigeants et dirigeantes, mandataires et employé(e)s et membres des comités est déterminée au moyen d’une résolution émise par le Conseil d’administration.

9. ASSEMBLÉES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

9.1 Convocation aux assemblées

Une assemblée du Conseil d’administration peut être convoquée à tout moment par le Président ou la Présidente de la société ou par deux administrateurs ou administratrices. Il est tenu au moins une assemblée par an et au moins une assemblée coïncide avec l’assemblée générale annuelle des membres.

9.2 Avis de convocation

À moins qu’il ne soit envoyé par la poste, un avis de convocation à une assemblée du Conseil d’administration est envoyé à chaque administrateur et administratrice 48 heures à l’avance. Un avis de convocation envoyé par la poste est acheminé à chaque administrateur et administratrice de la manière prévue au paragraphe 13.1 du présent Règlement administratif au moins 14 jours avant la tenue de l’assemblée. Une assemblée des administrateurs et administratrices peut être tenue sans avis de convocation si tous les administrateurs et administratrices sont présents, si aucun administrateur ou administratrice ne s’y oppose ou si les absents ont renoncé à l’avis de convocation ou ont donné leur assentiment à la tenue d’une telle assemblée, que cette renonciation ou cet assentiment soit parvenu(e) avant ou après la réunion. En cas d’assemblée ajournée, il n’est pas nécessaire de convoquer l’assemblée à nouveau si le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée ajournée sont spécifiés lors de l’assemblée initiale. L’avis de convocation ne doit pas préciser l’objet des affaires à délibérer lors de l’assemblée, mais l’avis de convocation à une assemblée des administrateurs et administratrices doit préciser tout objet dont il est question à la sous-section 138(2) de la Loi qui doit être traité lors de l’assemblée.

9.3 Première assemblée du nouveau Conseil d’administration

À la condition que le quorum soit atteint, le nouveau Conseil d’administration peut, sans avis de convocation, tenir sa première assemblée immédiatement après l’assemblée des membres au cours de laquelle le Conseil d’administration est élu.

9.4 Assemblées ordinaires

Le Conseil d’administration peut désigner un jour ou plusieurs jours de n’importe quel mois pour tenir les assemblées ordinaires du Conseil d’administration à un lieu et à une heure à déterminer. Une copie de toute résolution du Conseil d’administration établissant le lieu, la date et l’heure des assemblées ordinaires du Conseil d’administration est envoyée sans délai à chaque administrateur et administratrice dès que la résolution a été adoptée et aucun autre avis ne sera requis à l’égard de ces assemblées, sauf si la sous-section 136(3) de la Loi exige que la question à débattre ou l’objectif soit précisé(e) dans l’avis.

9.5 Présidence de l’assemblée

Si le président ou la présidente d’assemblée de la société et le Président ou la Présidente de la société sont absent(e)s, les administrateurs et administratrices présents choisissent l’un d’entre eux pour présider l’assemblée.

9.6 Quorum

Le quorum lors de toute assemblée des administrateurs et administratrices est atteint par la présence de la majorité des administrateurs et administratrices. Toute assemblée des administrateurs et administratrices pour laquelle le quorum est atteint est habilitée à exercer tous les pouvoirs, y compris les pouvoirs discrétionnaires, prévus par les règlements administratifs de la société. Les questions débattues à toute assemblée des administrateurs et administratrices au cours de laquelle le quorum est atteint sont décidées à la majorité des voix émises.

9.7 Participation aux assemblées du Conseil d’administration par des moyens électroniques

Un administrateur ou une administratrice peut, conformément aux règlements, le cas échéant et si tous les administrateurs et administratrices de la société y consentent, participer à une assemblée du Conseil d’administration ou à une réunion d’un comité d’administrateurs et administratrices par téléphone, par voie électronique ou par un autre moyen de communication qui permet à tous les participants et participantes de communiquer adéquatement les uns avec les autres pendant la tenue de l’assemblée ou de la réunion. Aux fins de la présente Loi, un administrateur ou une administratrice participant à une telle réunion par l’un de ces moyens est réputé(e) assister à l’assemblée.

9.8 Résolution tenant lieu d’assemblée

Une résolution écrite signée par tous les administrateurs et administratrices ayant droit de vote sur ladite résolution lors d’une assemblée du Conseil d’administration ou d’une réunion d’un comité d’administrateurs et administratrices est valide comme si elle avait été adoptée lors d’une assemblée du Conseil d’administration ou d’une réunion d’un comité d’administrateurs et administratrices.

10. INDEMNITÉS POUR LES ADMINISTRATEURS ET ADMINISTRATRICES ET AUTRES PERSONNES

10.1 Indemnités

Sous réserve des restrictions contenues dans la Loi mais sans restreindre le droit de compensation de la société d’indemniser les personnes dans toute la mesure permise par la loi, tous les administrateurs et administratrices et tous les dirigeants et dirigeantes de la société, actuels et anciens, ainsi que leurs héritiers et héritières, leurs exécuteurs ou exécutrices testamentaires, leurs administrateurs et administratrices ou autres représentants légaux ou représentantes légales et leur succession et leurs effets, respectivement, sont indemnisés de temps à autre et en tout temps à même les fonds de la société et dégagés de toute responsabilité pour tous les frais et toutes les dépenses, y compris les sommes versées en règlement d’une poursuite ou pour satisfaire à un jugement que la personne a raisonnablement engagé dans le cadre d’une poursuite civile, criminelle, administrative, d’un procédé ou de toute autre procédure à laquelle la personne est partie en raison de son lien avec la société ou une autre entité, pourvu que la personne à indemniser :

(a) ait agit avec intégrité et de bonne foi au mieux des intérêts de la société ou, selon le cas, au mieux des intérêts de l’autre entité pour laquelle la personne a agi en tant qu’administrateur ou administratrice ou dirigeant ou dirigeante ou a rempli des fonctions semblables à la demande de la société; et
(b) ait eu des motifs raisonnables de croire que sa conduite était légale, dans le cas d’une action criminelle ou administrative ou d’une poursuite aboutissant au paiement d’une amende.

10.2 Avance de fonds

La société peut avancer des fonds à un administrateur ou une administratrice, un dirigeant ou une dirigeante ou une autre personne pour les frais, les charges et les dépenses relatifs à une poursuite tel que décrit au paragraphe 10.1. La personne remboursera les fonds si elle ne répond pas aux conditions énoncées aux paragraphes 10.1(a) et 10.1(b).

10.3 Assurance

La société peut contracter et maintenir une assurance au profit d’une personne tel que décrit au paragraphe 10.1 pour toute responsabilité que celle-ci encourt (a) en sa capacité d’administrateur ou administratrice ou de dirigeant ou dirigeante de la société; ou (b) en sa capacité d’administrateur ou administratrice ou de dirigeant ou dirigeante, ou en une capacité semblable ou pour une autre entité, si la personne agit ou a agi à ce titre à la demande de la société.

11. DIRIGEANTS ET DIRIGEANTES

11.1 Postes de dirigeants et dirigeantes, élections et mandats

(a) Les dirigeants et dirigeantes de la société sont le Président ou la Présidente de la société, le président ou la présidente d’assemblée du Conseil d’administration, le ou la secrétaire, le trésorier ou la trésorière et tous les autres dirigeants et dirigeantes que le Conseil d’administration peut choisir. Le Président ou la Présidente de la société, le président ou la présidente d’assemblée, le trésorier ou la trésorière et les autres dirigeants et dirigeantes de la société, à l’exclusion du ou de la secrétaire, sont nommés parmi les administrateurs et administratrices élu(e)s en vertu du présent Règlement administratif. Le Conseil d’administration tient compte de l’avis du directeur général ou de la directrice générale de l’ACPPU pour la nomination du ou de la secrétaire de la société.
(b) Les administrateurs et administratrices et les syndicats membres sont avisés par le ou la secrétaire de la société, pas moins de 90 jours avant l’assemblée générale annuelle du Conseil d’administration, des postes de dirigeants et dirigeantes à pourvoir.

Conformément au paragraphe 12.6, immédiatement après l’élection des administrateurs et administratrices lors de l’assemblée générale annuelle, les mises en candidature pour les postes de dirigeants et dirigeantes peuvent être soumises au comité des élections et les élections ont lieu. Les résultats avisent la décision du Conseil d’administration pour la nomination des dirigeants et dirigeantes.
(c) Sous réserve de rester en fonction pendant deux ans comme administrateur ou administratrice élu(e), les dirigeants et dirigeantes de la société occupent leur poste pendant deux ans à compter de la date de leur nomination ou jusqu’à ce qu’un successeur ou une successeure soit nommé(e) à leur place. Les mandats sont échelonnés de telle sorte que le Président ou la Présidente de la société est élu(e) en alternance avec le trésorier ou la trésorière et le président ou la présidente d’assemblée. Un dirigeant ou une dirigeante élu(e) peut être destitué(e) si, lors d’une assemblée du Conseil d’administration, une résolution stipulant la destitution dudit dirigeant ou dudite dirigeante est approuvée par les deux tiers des voix.
(d) Le Président ou la Présidente de la société, le trésorier ou la trésorière et le président ou la présidente d’assemblée ne peuvent remplir que deux mandats consécutifs.

11.2 Fonctions

Sauf indication contraire du Conseil d’administration qui peut, sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, restreindre ou compléter ces fonctions et pouvoirs, les dirigeants et dirigeantes de la société sont les suivants et assument les fonctions et les pouvoirs suivants attachés à leur poste, étant entendu que le Conseil d’administration peut, par résolution, désigner d’autres dirigeants et dirigeantes de la société :

(a) Président ou Présidente de la société – Le Président ou la Présidente de la société est l’administrateur général ou l’administratrice générale de la société. Sous réserve de l’autorité du Conseil d’administration, le Président ou la Présidente de la société est chargé(e) de la supervision des affaires et des activités de la société. En cas d’absence ou d’incapacité du ou de la secrétaire, le Président ou la Présidente de la société assumera les fonctions et exercera les pouvoirs du ou de la secrétaire ou déléguera ces fonctions à une autre personne. Une telle délégation sera communiquée aux administrateurs et administratrices.
(b) Président  ou présidente d’assemblée – Le président ou la présidente d’assemblée du Conseil d’administration préside toutes les assemblées de la société et du Conseil d’administration et exerce les fonctions que ce dernier peut lui désigner de temps à autre. En cas d’absence ou d’empêchement du Président ou de la Présidente de la société, la présidence de la société est assumée par le président ou la présidente d’assemblée du Conseil d’administration.
(c) Secrétaire – Le ou la secrétaire de la société est l’agent(e) principal(e) d’administration de la société. La gestion générale et active des affaires de la société lui incombe. Il ou elle veille à ce que les ordres et les résolutions du Conseil d’administration soient exécutés. Son mandat est le suivant :
 
i. recevoir toutes les demandes de prêts ou de subventions;
ii. étudier la ou les questions en litige;
iii. recevoir d’un requérant ou d’une requérante tout renseignement jugé nécessaire par le Conseil d’administration pour traiter la demande;
iv. faire rapport par écrit au Conseil d’administration sur les faits pertinents relatifs aux demandes;
v. organiser des assemblées ou des conférences téléphoniques selon les instructions du Conseil d’administration pour y discuter et mettre aux voix toute demande de fonds; et
vi. aider tous les comités du Conseil d’administration quand ceux-ci le demandent.

Le ou la secrétaire assiste à toutes les assemblées du Conseil d’administration et des syndicats membres et agit en tant que secrétaire de réunion. Son mandat consiste à enregistrer tous les votes et à dresser le procès-verbal de toutes les délibérations et de les consigner dans les livres réservés à cette fin. Il ou elle se charge d’envoyer ou de faire envoyer des avis de convocation à toutes les assemblées des syndicats membres et du Conseil d’administration et il ou elle exécute les fonctions que peuvent déterminer le Président ou la Présidente de la société ou le Conseil d’administration. Il ou elle est le gardien du sceau de la société et ne le remet qu’aux personnes nommées dans une résolution du Conseil d’administration l’y autorisant.
(d) Trésorier ou trésorière – Le trésorier ou la trésorière est le ou la dépositaire des fonds et des valeurs mobilières de la société et tient dans les livres de la société des relevés de compte complets et fidèles de la totalité de ses éléments d’actif et de passif, de ses recettes et déboursés. Il ou elle dépose toutes les sommes d’argent, les valeurs mobilières et autres effets de valeur à l’ordre et au crédit de la société dans une banque à charte, une société de fiducie, une caisse de crédit ou, s’il s’agit de valeurs mobilières, chez un courtier inscrit en valeurs mobilières déterminé de temps à autre par le Conseil d’administration. Le trésorier ou la trésorière fait le déboursé des sommes d’argent de la société selon les directives de l’autorité compétente en prenant les pièces justificatives à cette fin. À l’assemblée ordinaire du Conseil d’administration ou à sa demande, le trésorier ou la trésorière donne au Président ou la Présidente de la société et au Conseil d’administration un compte rendu de toutes les opérations et de la situation financière de la société. Il ou elle exécute en outre d’autres fonctions que peut lui confier le Conseil d’administration de temps à autre.
(e) Autres dirigeants et dirigeantes – Tous les autres dirigeants et dirigeantes de la société exécutent les tâches qui découlent de leur mandat ou que le Conseil d’administration ou le Président ou la Présidente de la société exige d’eux. Le Conseil d’administration peut, de temps à autre et sous réserve des dispositions de la Loi, modifier, élargir ou restreindre les pouvoirs et les tâches de tout dirigeant ou toute dirigeante.

11.3 Rémunération

Le Conseil d’administration peut fixer une rémunération raisonnable pour les dirigeants et dirigeantes. Les Dirigeants et dirigeantes ont le droit d’être remboursé(e)s pour les dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de leurs fonctions.

11.4 Poste vacant

Si le poste d’un dirigeant ou dirigeante de la société est ou devient vacant, le Conseil d’administration peut nommer une personne, par résolution ordinaire, pour remplir le poste vacant jusqu’à la fin du mandat.

12. COMITÉS

12.1 Généralités

(a) En plus des comités établis en vertu des présents règlements administratifs, le Conseil d’administration peut, de temps à autre, nommer un comité ou un autre organe consultatif qu’il juge nécessaire ou approprié à de telles fins et, sous réserve de la Loi, lui attribuer les pouvoirs qu’il juge convenables. Un tel comité peut formuler son propre règlement intérieur, sous réserve des présents règlements administratifs ou de n’importe quel règlement ou de n’importe quelle directive prise de temps à autre par le Conseil d’administration.
(b) Conformément au paragraphe 12.6, immédiatement après l’élection des administrateurs et administratrices lors de l’assemblée générale annuelle, les mises en candidature pour les postes des comités spécifiés au paragraphe 12.6 peuvent être soumises au comité des élections et les élections ont lieu. Les résultats avisent la décision du Conseil d’administration pour la nomination des comités.
(c) Tout membre de comité peut être destitué par résolution du Conseil d’administration.
(d) Les membres des comités ne reçoivent aucune rémunération pour leurs services, mais ont le droit d’être remboursés pour les dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de leurs fonctions.
(e) Le mandat de chaque membre de chaque comité commence à la fin de l’assemblée du Conseil d’administration qui coïncide avec l’assemblée générale annuelle au cours de laquelle le membre est élu et prend fin à la conclusion de l’assemblée du Conseil d’administration qui coïncide avec l’assemblée générale annuelle suivante.
(f) Le quorum requis pour les réunions de tout comité est une simple majorité des membres dudit comité.
(g) Il incombe à chaque comité d’élire la personne qui en assumera la présidence.
(h) Dans le cas où le nombre des membres d’un comité devient inférieur au nombre minimal requis spécifié pour ledit comité dans le présent Règlement administratif, le Président ou la Présidente de la société, après avoir consulté les autres membres du comité, nomme un remplaçant, une remplaçante ou des remplaçants ou remplaçantes, selon les besoins, pour le compléter à la limite minimale requise. Un tel remplacement doit être ratifié par le Conseil d’administration.
(i) Chaque comité rend compte de ses activités au Conseil d’administration lors de l’assemblée du Conseil d’administration qui coïncide avec l’assemblée générale annuelle et à d’autres moments où le Conseil d’administration peut l’exiger.

12.2 Comité des placements

Le Conseil d’administration comprend un comité composé du trésorier ou de la trésorière de la société (membre d’office) et d’au moins trois (3) administrateurs et/ou administratrices, mais pas plus de quatre (4), qu’il nomme, portant le nom de comité des placements. Le comité des placements approuve l’investissement des fonds de la société sous réserve des directives du Conseil d’administration de temps à autre et surveille les résultats des placements de la Caisse.

Il conseille le Conseil d’administration sur les questions financières qui lui sont soumises et exerce les pouvoirs que le Conseil d’administration lui confère de temps à autre. Les membres du comité des placements ne sont pas rémunérés pour leurs services, mais ils et elles ont le droit d’être remboursé(e)s pour les dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de leurs fonctions.

12.3 Comité de planification et d’orientation

Le Conseil d’administration comprend un comité composé du Président ou de la Présidente de la société (membre d’office) et d’au moins trois (3), mais pas plus de quatre (4) administrateurs et/ou administratrices, qu’il nomme, portant le nom de comité de planification et d’orientation. Le comité étudie les possibilités de planification à long terme de la société, y compris le niveau souhaitable des cotisations et des déboursés, ainsi que les questions relatives au crédit de la société et des emprunts qu’il permet. Il conseille le Conseil d’administration sur les questions de planification et d’orientation qui lui sont soumises et exerce les pouvoirs que le Conseil d’administration lui confère de temps à autre. Les membres du comité de planification et d’orientation ne sont pas rémunérés pour leurs services, mais ils et elles ont le droit d’être remboursé(e)s pour les dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de leurs fonctions.

12.4 Comité de vérification

Le Conseil d’administration comprend un comité composé du trésorier ou de la trésorière de la société (membre d’office) et d’au moins deux (2), mais pas plus de trois (3) administrateurs et/ou administratrices dont l’un(e) préside le comité, qu’il nomme, portant le nom de comité de vérification. Le comité de vérification lance et gère le processus de vérification annuelle et assure la conformité avec les exigences légales, réglementaires et contractuelles. Les membres du comité de vérification ne sont pas rémunérés pour leurs services, mais ils et elles ont le droit d’être remboursé(e)s pour les dépenses raisonnables engagées dans l’exercice de leurs fonctions.

12.5 Comité des élections

Le Conseil d’administration comprend un comité composé du président ou de la présidente d’assemblée (membre d’office) et d’au moins trois (3) administrateurs et/ou administratrices, mais pas plus de quatre (4), qu’il nomme, portant le nom de comité des élections.

12.6

Conformément au paragraphe 11.1(c), le comité reçoit les mises en candidature pour les postes de dirigeants et dirigeantes de la société. Conformément au paragraphe 12.1(b), le comité reçoit également les mises en candidature pour les postes aux comités suivants : comité des placements, comité de planification et d’orientation, comité de vérification et comité des élections. Ces mises en candidature peuvent être envoyées à l’avance au président ou à la présidente du comité ou présentées par les personnes présentes lors de l’assemblée générale.

Le comité des élections est également responsable de la conduite des élections. À l’exception du président ou de la présidente d’assemblée du Conseil d’administration, aucun membre en exercice du comité des élections ne peut être mis en candidature pour siéger à un comité (autre que le comité des élections) ou pour un poste de dirigeant ou dirigeante.

13. AVIS

13.1 Méthodes de signification des avis

Tout avis (y compris toute communication ou transmission de documents) qui doit être signifié (y compris envoyé, livré ou remis) en vertu de la Loi, des Articles, des règlements administratifs ou autrement à un membre, un administrateur ou une administratrice, un dirigeant ou une dirigeante ou un membre de comité du Conseil d’administration ou à un expert-comptable ou une experte-comptable est suffisamment signifié :

(a) s’il est livré en mains propres à la personne à laquelle il doit être signifié ou s’il est livré à l’adresse personnelle de cette personne enregistrée dans les dossiers de la société ou, dans le cas d’un avis envoyé à un administrateur ou une administratrice, à la dernière adresse indiquée sur le dernier avis envoyé par la société, conformément à la section 128 (Avis aux administrateurs et administratrices) ou à la section 134 (Avis de changement d’administrateur ou administratrice); ou
(b) s’il est envoyé par la poste à cette personne à l’adresse de cette personne enregistrée dans les dossiers de la société par courrier ordinaire affranchi ou par avion; ou
(c) s’il est envoyé par service de messagerie à cette personne à l’adresse de cette personne enregistrée dans les dossiers de la société; ou
(d) s’il est envoyé à cette personne par téléphone, par voie électronique ou par un autre moyen de communication à l’adresse de cette personne enregistrée à cette fin dans les dossiers de la société; ou
(e) s’il est fourni sous forme de document électronique conformément à la section 17 de la Loi.

Un avis ainsi livré est présumé avoir été signifié s’il est transmis en mains propres ou envoyé à l’adresse enregistrée susmentionnée; un avis ainsi envoyé par la poste est présumé avoir été signifié s’il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte à lettres publique; un avis ainsi envoyé par service de messagerie est présumé avoir été signifié le deuxième jour ouvrable qui suit le jour où le service de messagerie a reçu l’avis; et un avis envoyé par tout moyen de transmission ou de communication enregistrée est présumé avoir été signifié s’il a été expédié ou livré à l’entreprise ou à l’agence de communication appropriée ou à son représentant pour fins d’expédition.

Le ou la secrétaire peut changer ou faire changer l’adresse inscrite de tout membre, administrateur ou administratrice, dirigeant ou dirigeante, expertcomptable ou experte-comptable ou membre de comité du Conseil d’administration conformément aux informations reçues et jugées fiables par le ou la secrétaire. La déclaration par le ou la secrétaire que l’avis a été signifié en vertu du présent Règlement administratif constitue une preuve concluante à cet effet. La signature de tout administrateur ou administratrice ou dirigeant ou dirigeante de la société apposée sur n’importe quel avis ou autre document que la société doit signifier peut être écrite, estampillée, dactylographiée ou imprimée ou partiellement écrite, estampillée, dactylographiée ou imprimée.

13.2 Invalidité de toute disposition du présent Règlement administratif

L’invalidité ou l’inexécutabilité de l’une des dispositions du présent Règlement administratif n’affecte pas la validité ou le caractère exécutoire des autres dispositions du présent Règlement administratif.

Omissions et erreurs

13.3 L’omission involontaire de faire parvenir un avis de convocation à un membre, un administrateur ou une administratrice, un dirigeant ou une dirigeante, un membre de comité du Conseil ou à un expert-comptable ou une experte-comptable, ou la nonréception d’un préavis par lesdites personnes quand la société a envoyé un avis de convocation conformément aux règlements administratifs ou toute erreur dans un avis n’ayant pas d’incidence sur ses éléments essentiels n’invalide pas les mesures prises à une assemblée tenue en application de cet avis ou fondée de quelque façon que ce soit sur un tel avis.

14. LANGUES OFFICIELLES

Tous les documents officiels et les notes d’accompagnement de la société sont distribués aux administrateurs et administratrices dans les deux langues, anglais et français. En cas de divergence entre la version anglaise et la version française, la version dans la langue d’origine fait foi.

Tout le contenu du site web de la société est affiché en anglais et en français. Des services d’interprétation simultanée sont fournis lors de toutes les assemblées en personne des membres et du Conseil d’administration.

15. RÈGLES DE PROCÉDURE DES SÉANCES

Sauf indication contraire dans les Articles et le présent Règlement administratif, les règles de procédure de toutes les assemblées des membres, du Conseil d’administration et des comités sont conformes aux règles des assemblées délibérantes énoncées dans l’édition la plus récente de l’ouvrage Robert’s Rules of Order: Newly Revised.

16. RÈGLES ET RÈGLEMENTS

Lorsqu’il le juge opportun, le Conseil d’administration peut prescrire des règles et des règlements qui ne sont pas incompatibles avec le présent Règlement administratif relativement à la gestion et à l’exploitation de la société et à d’autres affaires prévues dans le présent Règlement administratif.

17. MODIFICATIONS AU RÈGLEMENT ADMINISTRATIF

Le Conseil d’administration ne peut pas prendre, modifier ou abroger un règlement qui régit les activités ou les affaires de la société sans que ce règlement, cette modification ou cette abrogation soit confirmé(e) par les membres, conformément aux dispositions de la Loi, des Articles et du présent Règlement administratif.

18. ABROGATION DES RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS ANTÉRIEURS

Tous les règlements administratifs antérieurs de la société sont abrogés dans leur intégralité au moment de l’entrée en vigueur du présent Règlement administratif, sans préjudice de toute action prise par la société ou en son nom sous l’autorité de tels règlements administratifs antérieurs. Ni la mise en œuvre du présent Règlement administratif ni l’abrogation des règlements administratifs antérieurs de la société n’a pour effet d’invalider toute action antérieure de tout Conseil d’administration, dirigeant ou dirigeante, membre ou autre personne, y compris, sans limitation, les résolutions du Conseil d’administration ou des membres promulguées ou adoptées conformément à des règlements administratifs antérieurs, l’intention étant que le présent Règlement administratif s’applique seulement à compter de la date à laquelle il entre en vigueur sans affecter de quelque manière que ce soit toute résolution dûment adoptée ou toute action accomplie, ou tout droit existant, acquis, établi ou naissant en vertu des règlements administratifs antérieurs de la société.

19. DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR

Le présent Règlement administratif entre en vigueur et s’applique à la date où la société est prorogée en vertu de la Loi.