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Règles et règlements (octobre 2018)

RÈGLES ET RÈGLEMENTS

TABLE DES MATIÈRES

  1. BUTS
  2. DROITS D’ADHÉSION
  3. COTISATIONS MENSUELLES
  4. PLACEMENTS
  5. OPÉRATIONS DE BANQUE
  6. SITUATION FINANCIÈRE EN RÈGLE ET ÉLIGIBILITÉ AUX INDEMNITÉS
  7. INDEMNITÉS
  8. DÉPENSES
  9. DÉGAGEMENT
  10. DONS
  11. ASSEMBLÉE ANNUELLE
  12. COMMUNICATIONS
  13. ENTENTE AVEC L’ACPPU

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1. BUTS

1.1 Le but premier de la Caisse de défense est d'assurer le versement d’indemnités de grève aux syndicats membres engagés dans une grève ou un lock-out, tel que spécifié au paragraphe 7.2 des Règles et règlements.

1.2 Les buts secondaires de la Caisse de défense sont les suivants :

1.2.1 Fournir d’autres indemnités aux syndicats membres pour soutenir la négociation collective ou protéger les droits relatifs à la négociation collective dans les situations qui n’impliquent pas de grève ou de lock-out, tel que spécifié au paragraphe 7.3 des Règles et règlements.

1.2.2 Fournir des actions en soutien aux grèves pour aider les syndicats membres en grève ou en lock-out, tel que spécifié au paragraphe 7.4 des Règles et règlements.

1.2.3 Soutenir l’échange d’information sur l’importance des grèves dans le processus de la négociation collective dans le secteur universitaire.

1.3 Même si une grande discrétion est laissée au Conseil d'administration, les ressources de la Caisse de défense ne doivent pas servir à acquitter des dépenses afférentes :

1.3.1 aux efforts menés en vue d'obtenir le statut d'agent négociateur accrédité;

1.3.2 à l'application d'une convention collective;

1.3.3 à la négociation d'une convention collective, sauf aux termes des paragraphes 7.2 et 7.3 des Règles et règlements.

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2. DROITS D'ADHÉSION

2.1 Les droits d'adhésion des nouveaux syndicats membres aux termes du paragraphe 3.1 (b) du Règlement administratif sont de 30,00 $ multiplié par le nombre de personnes cotisantes de l'unité ou des unités de négociation. Toutefois, dans le cas des syndicats qui ont acquis légalement des droits de négociation et qui adhèrent à la Caisse de défense dans un délai d’un an à compter de la date d'acquisition de leurs droits de négociation, les droits d'adhésion sont alors de 20,00 $ multiplié par le nombre de personnes cotisantes de l'unité ou des unités de négociation.

2.2 Quand un syndicat membre ajoute à ses rangs une nouvelle unité de négociation, le syndicat membre ne doit pas payer de nouveaux droits d’adhésion. Le syndicat membre doit immédiatement calculer les équivalents plein temps (EPT) que compte la nouvelle unité de négociation et commencer à payer des cotisations pour cette unité de négociation le premier jour du mois suivant. Afin d’avoir accès aux indemnités versées par la Caisse, le syndicat membre doit payer des cotisations pour cette unité de négociation. Ce règlement ne s’applique pas aux fluctuations qui existent dans le nombre de personnes qui se trouvent déjà dans le syndicat.

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3. COTISATIONS MENSUELLES

3.1 Aux termes du paragraphe 3.1 (c) du Règlement administratif, chaque syndicat membre verse à la Caisse de défense des cotisations mensuelles de 5,50 $ par membre cotisant de l'unité ou des unités de négociation, à compter du 1er février 2017. Lorsque l’indemnité journalière telle que définie à l’alinéa 7.2.1. (c) des Règles et règlements dépasse un montant seize fois supérieur aux cotisations mensuelles par membre cotisant, les cotisations mensuelles par membre cotisant sont augmentées de 0,25 $ le 1er février. Toute augmentation des cotisations qui survient suite à une modification du montant des indemnités de grève est communiquée à chaque syndicat membre par le ou la secrétaire.

3.2 Le nombre de membres, pour les besoins de la facturation, est déclaré à une date fixe, soit le 1er décembre, et ce nombre est reflété dans la facturation à compter du 1er février qui suit.

3.3 Chaque syndicat membre fait le calcul suivant pour chacune de ses unités de négociation et communique annuellement au secrétaire ou à la secrétaire de la Caisse de défense de l’ACPPU de la manière prescrite par le ou la secrétaire avec préavis approprié  :

  • le nombre de membres à plein temps que compte le syndicat
  • le nombre de membres à temps partiel que compte le syndicat
  • le nombre d’équivalents plein temps (EPT) dans chaque unité de négociation
  • la méthode ou la formule employée pour calculer les EPT
  • le nombre d’unités de négociations

Le Conseil d’administration est informé annuellement par le ou la secrétaire de ces renseignements pour chaque unité de négociation d’un syndicat membre, et pour chaque syndicat, le calcul le plus récent de membres EPT dans chaque unité de négociation sert à déterminer les cotisations annuelles versées à la Caisse de défense. Lors d’une grève, le nombre de EPT déclaré le plus récemment pour l’unité ou les unités de négociation en grève est utilisé pour déterminer le montant des indemnités de grève versées par la Caisse de défense au syndicat membre. Rien n’empêche un syndicat de payer des cotisations intégrales pour tous ses membres et de recevoir des indemnités de grève intégrales pour lesdits membres.

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4. PLACEMENTS

4.1 L’objectif primaire du portefeuille des placements est de maximiser la sécurité du capital et la certitude du règlement des paiements relatifs aux exigences en matière de dépenses. Compte tenu de ces contraintes, le portefeuille est géré avec l’objectif secondaire de maximiser le rendement global.

4.2 Les placements peuvent être réalisés dans des obligations gouvernementales (par ex. des bons du Trésor, des billets, des coupons détachés, des débentures et/ou des obligations) émis directement ou indirectement par le gouvernement fédéral ou par une agence (canadienne) ou par n’importe laquelle des provinces, et dans des Certificats de placement garanti (CPG) qui satisfont aux exigences de la SADC.

4.3 Normalement, des parts égales de l’avoir de la Caisse sont placées à échéances de un, deux, trois, quatre, cinq, six et sept  ans. Les dates d’échéance devraient s’échelonner tout au long de l’année.

Quand l’occasion se présente d’obtenir un meilleur rendement, des titres de placement avec des échéances de six à dix ans peuvent être achetés, tant que le coût total des obligations ainsi achetées ne dépasse pas 10 % de la valeur de la Caisse pour une année d’échéances donnée, ni 20 % de la valeur de la Caisse pour toutes les échéances à long terme de ce type.

4.4 Le comité des placements met en œuvre, examine et surveille ces lignes directrices et doit approuver tout changement qui leur est apporté.

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5. OPÉRATIONS DE BANQUE

5.1 Les personnes suivantes sont les signataires autorisés : le  Président ou la Présidente de la Caisse de défense, le trésorier ou la trésorière, le ou la secrétaire, le directeur général ou la directrice générale de l’ACPPU, le directeur ou la directrice des opérations de l’ACPPU et l’agent ou l’agente des finances de l’ACPPU; dans tous les cas, deux signatures sont requises sur tous les chèques et au moins une des deux signatures est celle du Président ou de la Présidente de la Caisse de défense, du trésorier ou de la trésorière et du ou de la secrétaire. Une motion à cet effet est approuvée à chaque assemblée annuelle des administrateurs.

5.2 La Caisse de défense traite avec TD Canada Trust pour ses opérations de banque.

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6. SITUATION FINANCIÈRE EN RÈGLE ET ÉLIGIBILITÉ AUX INDEMNITÉS

6.1 Une situation financière en règle aux termes de l'article 5 du Règlement administratif s'entend d’un syndicat qui a payé ses cotisations dans les 90 jours de la date d'échéance. Le paiement des cotisations après la période de 90 jours entraîne l’imposition d’intérêts équivalant à 125 pour cent de la moyenne des intérêts réalisés par la Caisse sur ses actifs pendant la période de retard des paiements.

6.2 En vertu du paragraphe 5.2 du Règlement administratif, le reliquat disponible (RD) aux indemnités de grève (paragraphe 7.2 des Règles et règlements) et aux autres indemnités (paragraphe 7.3 des Règles et règlements), soit d’un syndicat membre dont la situation financière n'est pas en règle au sein de la Caisse de défense, soit d’un ancien syndicat membre qui a quitté la Caisse de défense, est calculé comme suit :

Disons que :

F = Cotisations totales versées par un syndicat membre

T = Cotisations totales versées par tous les syndicats membres

X = F/T

Y = X multiplié par (revenu total des intérêts de la Caisse de défense)

Z = X multiplié par (dépenses totales de la Caisse de défense)

Donc :

RD = F + Y - Z

6.3 Lorsque le reliquat disponible (RD) n’est pas épuisé suite au versement d’indemnités de grève ou d’autres indemnités en vertu du paragraphe 6.2 des Règles et règlements, le nouveau reliquat disponible (RD) est calculé en fonction des  « cotisations totales réduites » (CTR) comme suit :

Disons que :

W = Indemnités de grève et/ou autres indemnités versées

C = W/RD (essentiellement, la fraction d’éligibilité aux indemnités consommées après avoir reçu certaines indemnités, W; 1-C est la fraction restante)

Donc :

CTR = F multiplié par (1-C)

Nouveau RD = CTR + Y - Z

Pour tout calcul ultérieur du RD, on utilise CTR au lieu de F.

6.4 Lorsque le reliquat disponible est épuisé, le droit aux indemnités est épuisé.

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7. INDEMNITÉS

7.1 Les dispositions de l’article 7 des Règles et règlements qui se rapportent aux grèves s’appliquent mutatis mutandis aux lock-outs.

7.2 Les indemnités de grève sont les indemnités aux termes du paragraphe 4 du Règlement administratif et comprennent ce qui suit :

7.2.1 Indemnité journalière

a) L’indemnité journalière est le montant versé à un syndicat membre en grève dans le but premier de fournir une allocation de grève à ses membres.

b) L’indemnité journalière est versée aux syndicats membres à compter du quatrième (4e) jour suivant le début de la perte de salaire.

c) À compter du 1er janvier 2017, le montant de l’indemnité journalière, aux termes de l'article 12 du Règlement administratif, est de 88,00 $ par jour civil multiplié par le nombre de membres cotisants de l'unité ou des unités de négociation en grève. Le montant de l’indemnité journalière est déterminé par le Conseil d’administration à l’occasion.

d) L’indemnité journalière est versée sous forme de subvention aux syndicats membres qui sont membres depuis six mois ou plus. L’indemnité journalière est normalement versée sous forme de prêt aux syndicats membres qui sont membres depuis moins de six mois. Un syndicat est admissible aux prêts dès son adhésion à la Caisse de défense. La décision d’accorder une subvention ou un prêt est prise par le Conseil d’administration.

e) Vu la complexité des grèves tournantes de toute ou partie d’une journée, le calcul au prorata nécessaire pour déterminer le montant des versements de l’indemnité journalière est déterminé par le ou la secrétaire, le Président ou la Présidente de la Caisse de défense et le trésorier ou la trésorière et est rapporté aux administrateurs et administratrices.

f) Les indemnités journalières versées à un syndicat membre sous forme de prêt sont remboursées dans un délai d’un an au plus; aucun intérêt n’est exigé pendant les six premiers mois suivant la fin de la grève. Après six  mois, des intérêts sont exigés, d’un montant équivalent à la moyenne des intérêts réalisés par la Caisse sur ses actifs pendant la période de six mois sans intérêts.

g) Un syndicat membre est tenu de donner au Conseil d’administration un avis raisonnable de son intention de faire grève.

7.2.2 Prêt de soutien de grève

a) Un syndicat membre qui fait face à une grève est éligible à recevoir un prêt de soutien de grève. Ces fonds ont pour but de couvrir des dépenses extraordinaires engagées par le syndicat membre qui se prépare à faire grève ou qui est en grève. La décision d’accorder un prêt de soutien de grève est prise par le Conseil d’administration.

b) Les demandes de retrait d’un prêt de soutien de grève sont envoyées au secrétaire ou à la secrétaire de la Caisse conformément au paragraphe 11.2 (c) du Règlement administratif et les retraits sont limités à 200 000 $ avant ou au commencement de la grève et à un montant ne dépassant pas 200 000 $ à la fin de chaque période d’une semaine durant la grève. Un syndicat membre peut faire une demande de paiement accéléré pour le premier retrait.

c) Les versements effectués dans le cadre d’un prêt de soutien de grève sont normalement remboursés dans un délai d’un an au plus; aucun intérêt n’est exigé pendant les six premiers mois suivant la fin de la grève. Après six mois, des intérêts sont exigés, d’un montant équivalent à la moyenne des intérêts réalisés par la Caisse sur ses actifs pendant la période de six mois sans intérêts.

7.2.3 Prêt pour primes d’assurance collective

a) Un syndicat membre qui se prépare à faire grève est éligible à recevoir un prêt pour primes d’assurance collective d’un montant suffisant pour couvrir les primes d’assurance collective pendant la durée d’une grève. La décision d’accorder un prêt pour primes d’assurance collective est prise par le Conseil d’administration.

b) Les demandes de retrait d’un prêt pour primes d’assurance collective sont envoyées au secrétaire ou à la secrétaire de la Caisse conformément au paragraphe 11.2 (c) du Règlement administratif.

c) Les versements effectués dans le cadre d’un prêt pour primes d’assurance collective sont normalement remboursés dans un délai d’un an au plus; aucun intérêt n’est exigé pendant les six premiers mois suivant la fin de la grève. Après six mois, des intérêts sont exigés, d’un montant équivalent à la moyenne des intérêts réalisés par la Caisse sur ses actifs pendant la période de six mois sans intérêts.

7.2.4 Indemnité de médiation et d’arbitrage pendant une grève

a) Un syndicat membre engagé en médiation ou en arbitrage dans le but de mettre fin à une grève est éligible à une aide financière pour rembourser une partie des frais engagés. La décision d’accorder une indemnité de médiation et d’arbitrage pendant une grève est prise par le Conseil d’administration.

b) Les frais admissibles de médiation et d’arbitrage pendant une grève comprennent les frais juridiques, les honoraires du médiateur, de la médiatrice ou de l’arbitre, les frais directement afférents au lieu de la médiation ou de l’arbitrage, les frais de déplacement, de stationnement, de logement, de repas, de boissons non alcoolisées, de garde de personnes à charge, les frais relatifs aux appels téléphoniques, aux télécopies et aux photocopies encourus pendant la durée de la médiation, et tous les autres frais raisonnables et nécessaires directement liés à la médiation et/ou à l’arbitrage, tel que déterminé par le Président ou la Présidente de la Caisse de défense, le trésorier ou la trésorière et le ou la secrétaire, avec possibilité d’en appeler devant le Conseil d’administration en cas de désaccord. Les demandes doivent être reçues dans les 12 mois qui suivent la conclusion de la médiation ou de l’arbitrage.

c) À condition qu’un syndicat membre verse la première tranche de 5 000 $ des frais engagés, la Caisse de défense peut rembourser au syndicat membre les autres frais engagés, jusqu’à concurrence d’un total de 50 000 $ pour chaque série de négociations. Le syndicat membre paiera les frais engagés qui dépassent 55 000 $. Le remboursement sera effectué sur obtention par le ou la secrétaire d’une liste détaillée des dépenses admissibles accompagnée de reçus.

d) Les indemnités de médiation et d’arbitrage pendant une grève sont versées sous forme de subvention aux syndicats qui sont membres depuis six mois ou plus. Les syndicats qui sont membres depuis moins de six mois peuvent solliciter un prêt d’indemnité de médiation et d’arbitrage pendant une grève pour faciliter le paiement des coûts de médiation et/ou d’arbitrage relatifs à une grève tel que défini à l’alinéa 7.2.4 (a) des Règles et règlements.

e) Les montants versés à un syndicat membre dans le cadre d’un prêt d’indemnités de médiation et d’arbitrage pendant une grève sont normalement remboursés dans un délai d’un an au plus; aucun intérêt n’est exigé pendant les six premiers mois suivant la fin de la grève. Après six mois, des intérêts sont exigés, d’un montant équivalent à la moyenne des intérêts réalisés par la Caisse sur ses actifs pendant la période de six mois sans intérêts.

f) Le règlement 7.2.4 est révisé tous les trois ans, à compter de 2012.

7.2.5 Autre aide financière

a) Le Conseil d’administration peut autoriser le versement de montants additionnels pour aider un syndicat membre en grève.

7.2.6 Congés forcés non rémunérés

La Caisse de défense ne fournit pas d’indemnités de grève pour les congés forcés non rémunérés.

7.3 Les autres indemnités sont celles prévues au paragraphe 4.2 du Règlement administratif et comprennent ce qui suit :

7.3.1 Indemnité de médiation et d’arbitrage

a) Un syndicat membre qui engage des frais de médiation et/ou d’arbitrage en règlement de négociations contractuelles lorsque ledit syndicat membre jouit légalement de droits de négociation et lorsqu’une convention collective ou une clause de réouverture à l’intérieur d’une convention collective est en cours de négociation ou de renégociation est éligible à recevoir une indemnité de médiation et d’arbitrage. La décision d’accorder une indemnité de médiation et d’arbitrage est prise par le Conseil d’administration, normalement à l’assemblée annuelle.

b) Les frais admissibles de médiation et d’arbitrage comprennent les frais juridiques, les honoraires du médiateur, de la médiatrice ou de l’arbitre, les frais directement afférents au lieu de la médiation ou de l’arbitrage, les frais de déplacement, de stationnement, de logement, de repas, de boissons non alcoolisées, de garde de personnes à charge, les frais relatifs aux appels téléphoniques, aux télécopies et aux photocopies encourus pendant la durée de la médiation, et tous les autres frais raisonnables et nécessaires directement liés à la médiation et/ou à l’arbitrage, tel que déterminé par le Président ou la Présidente de la Caisse de défense, le trésorier ou la trésorière et le ou la secrétaire, avec possibilité d’en appeler devant le Conseil d’administration en cas de désaccord. Les demandes doivent être reçues dans les 12 mois qui suivent la conclusion de la médiation ou de l’arbitrage.

c) À condition qu’un syndicat membre verse la première tranche de 5 000 $ des frais engagés, la Caisse de défense peut rembourser au syndicat membre les autres frais engagés, jusqu’à concurrence d’un total de 50 000 $ pour chaque série de négociations. Le syndicat membre paiera les frais engagés qui dépassent 55 000 $. Le remboursement sera effectué sur obtention par le ou la secrétaire d’une liste détaillée des dépenses admissibles accompagnée de reçus.

d) Les indemnités de médiation et d’arbitrage sont versées sous forme de subvention aux syndicats qui sont membres depuis six mois ou plus au commencement de la médiation ou de l’arbitrage. Les syndicats qui sont membres depuis moins de six mois peuvent solliciter un prêt d’indemnité de médiation et d’arbitrage pour faciliter le paiement des coûts de médiation et/ou d’arbitrage tel que défini à l’alinéa 7.3.1 des Règles et règlements.

e) Les montants versés à un syndicat membre dans le cadre d’un prêt d’indemnités de médiation et d’arbitrage sont normalement remboursés dans un délai d’un an au plus; aucun intérêt n’est exigé pendant les six  premiers mois suivant la date de versement du prêt. Après six mois, des intérêts sont exigés, d’un montant équivalent à la moyenne des intérêts réalisés par la Caisse sur ses actifs pendant la période de six mois sans intérêts.

f) Le règlement 7.3.1 est révisé tous les trois ans, à compter de 2012.

7.3.2 Indemnité de défense des droits de négociation

a) Une indemnité de défense des droits de négociation peut être accordée aux syndicats membres qui engagent des frais pour défendre leurs droits de négociation, tels que dans des poursuites contre l'employeur pour des actes présumés être des pratiques déloyales de travail ou pour n'avoir pas négocié de bonne foi, à l'appui des demandes de recours contre certains actes patronaux susceptibles autrement de conduire à des grèves lorsque le syndicat participant jouit légalement de droits de négociation et lorsqu'une convention collective est en cours de négociation ou de renégociation, et pour se défendre légalement contre les actions législatives qui visent à supprimer ou à limiter les droits de négociation collective et/ou les droits de grève. La décision d’accorder une indemnité de défense des droits de négociation est prise par le Conseil d’administration.

b) Les demandes d’indemnité de défense des droits de négociation doivent normalement être faites avant d'encourir les dépenses pertinentes et doivent inclure des précisions sur le différend, y compris sur les mesures déjà prises pour négocier ou en arriver à une solution, ainsi que le but et le montant escompté des dépenses prévues.

c) Le montant de l’indemnité est déterminé par le Conseil d’administration.

d) Les indemnités de défense des droits de négociation sont versées sous forme de subvention aux syndicats qui sont membres depuis six mois ou plus. Les syndicats qui sont membres depuis moins de six mois peuvent solliciter un prêt d’indemnités de défense des droits de négociation pour faciliter le paiement des dépenses légales relatives aux droits de négociation tel que défini au paragraphe 7.3.2 des Règles et règlements et sous réserve des mêmes dispositions.

e) Les montants versés à un syndicat membre dans le cadre d’un prêt d’indemnité de défense des droits de négociation sont normalement remboursés dans un délai d’un an au plus; aucun intérêt n’est exigé pendant les six premiers mois suivant la fin de la grève. Après six mois, des intérêts sont exigés, d’un montant équivalent à la moyenne des intérêts réalisés par la Caisse sur ses actifs pendant la période de six mois sans intérêts.

7.4 Visites de solidarité

7.4.1 La Caisse de défense peut financer des actions en soutien aux grèves telles que le fait d’envoyer des délégués de syndicats membres appuyer sur place un syndicat membre en grève ou pour prêter main forte par d’autres moyens qui peuvent mener à la fin de la grève.

7.4.2 La décision de subventionner une visite de solidarité est prise par le Conseil d’administration.

7.4.3 Le Président ou la Présidente de la Caisse de défense ou son délégué ou sa déléguée est responsable de la coordination des visites de solidarité et s’assure que les participants et le syndicat en grève connaissent les stipulations du paragraphe 7.4.5 des Règles et règlements.

7.4.4 Le Président ou la Présidente de la Caisse de défense ou son délégué ou sa déléguée organise des visites de 10 administrateurs et administratrices dont le déplacement exige un voyage en avion et de tous les administrateurs et administratrices dont le déplacement se fait par d’autres moyens (pour un voyage de trois heures au plus) pour chaque visite. Les administrateurs et administratrices qui sont dans l’impossibilité de participer à de telles visites devraient essayer de recruter des personnes de leur syndicat membre et leur demander de participer. Les frais raisonnables des participants sont remboursés en vertu du paragraphe 8.3 des Règles et règlements.

En consultation avec le syndicat membre local en grève ou en lock-out, des visites peuvent être organisées au cours des trois premières semaines de la grève, habituellement le vendredi. Si la grève ou le lock-out dure plus de trois semaines, le Conseil d’administration peut approuver des visites de solidarité supplémentaires au syndicat membre.

7.4.5 Les participants sont des représentants de la Caisse de défense pendant toute la durée de la visite. Ils sont régis par les stipulations du syndicat en grève, par le protocole relatif aux visites de solidarité et par les chefs des piquets de grève. Les critiques du syndicat en grève ne sont jamais appropriées. Toutes les communications avec les médias ne sont faites que sur les directives du président ou de la présidente ou de l’organisateur ou de l’organisatrice du syndicat en grève. Les participants sont considérés comme étant de service jusqu’à la fin de la visite de solidarité.

7.5 Lorsqu’un syndicat membre fait face à une possibilité de grève ou de lock-out, le Président ou la Présidente de la Caisse de défense propose d’assister à une réunion générale des membres de ce syndicat. Si le Président ou la Présidente de la Caisse de défense est dans l’impossibilité d’être présent(e) le jour où une telle réunion est prévue, il ou elle désigne un autre administrateur ou une autre administratrice pour le ou la remplacer.

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8. DÉPENSES

8.1 Les dépenses suivantes peuvent être facturées au secrétaire ou à la secrétaire de la Caisse de défense et sont remboursées à même la Caisse de défense conformément au paragraphe 8.3 des Règles et règlements et sont examinés quand cela est nécessaire par le Président ou la Présidente de la Caisse de défense et par le ou la secrétaire :

  • les dépenses encourues par des dirigeants et autres membres du Conseil d’administration alors qu’ils exercent leurs fonctions officielles en conformité avec les buts de la Caisse de défense (article 1 des Règles et règlements),
  • les dépenses encourues par d’autres personnes qui sont invitées par le Président ou la Présidente de la Caisse de défense à participer à toute assemblée du Conseil d’administration,
  • les dépenses encourues par les personnes à qui on a demandé d’agir au nom du Conseil d’administration sur toute question qui se rapporte à la Caisse de défense.

8.2 Le trésorier ou la trésorière prépare des rapports détaillés relativement aux frais encourus pour toutes les réunions de la Caisse de défense et pour les visites de solidarité, ainsi que pour tous les autres voyages officiels.

8.3 Les dépenses admissibles sont les suivantes :

8.3.1 Frais d'hôtel

Chaque administrateur et administratrice acquitte sa propre note d'hôtel. La Caisse de défense obtient les prix les meilleurs mais ne paie pas l'hôtel directement. La Caisse de défense rembourse la note sur réception d'une demande de remboursement. Dans le cas de l’assemblée générale annuelle, lorsque la Caisse a négocié un tarif avec l’hôtel hôte, la Caisse rembourse les administrateurs et administratrices seulement jusqu’à concurrence du tarif négocié. Si les administrateurs ne descendent pas dans un établissement commercial, ils peuvent réclamer une allocation d’hébergement représentant la moitié du tarif d’assemblée applicable.

8.3.2 Transport

Les administrateurs doivent retenir eux‑mêmes leur place et sont encouragés à le faire par l’entremise de l’agence de voyage de l’ACPPU, WE Travel. Si les administrateurs achètent leur billet, la Caisse de défense rembourse le prix du billet sur réception d'une demande de remboursement. Les administrateurs (et les autres personnes) qui voyagent pour la Caisse de défense devraient chercher à obtenir le tarif le plus bas et le plus approprié. Les administrateurs qui sont en possession de crédits de vols suite à des annulations de voyages pour la Caisse de défense doivent utiliser ces derniers pendant la durée de leur validité; à condition qu’ils remboursent la Caisse, ils peuvent également utiliser ces crédits de vols pour des voyages non associés avec les activités de la Caisse de défense.

8.3.3 Taxis et allocation de voiture

Les administrateurs devraient utiliser, si possible, les navettes d'aéroport. S’ils utilisent un taxi, ils devraient essayer de le partager avec d'autres administrateurs. Les personnes qui utilisent leur propre voiture ont droit à un remboursement identique au tarif de kilométrage indiqué sur la feuille de remboursement des frais de réunions de l’ACPPU, jusqu’à concurrence de dépenses raisonnables.

8.3.4 Repas

Les repas sont remboursés selon le tarif indiqué sur la feuille de remboursement des frais de réunions de l’ACPPU. Cependant, si un ou plusieurs repas sont fournis par la Caisse de défense, le coût desdits repas doit être déduit, selon le tarif spécifié pour ces repas, de l’allocation totale. De même, dans les cas de déplacements pour le compte de la Caisse de défense pendant une partie de journée seulement, l'allocation totale devrait être réduite en conséquence.

8.3.5 Garde des personnes à charge

Les administrateurs qui ont la responsabilité de personnes à charge (enfants, personnes âgées, personnes handicapées ou autres) peuvent faire une demande de remboursement des frais raisonnables encourus pour la garde de ces personnes, lorsque ces frais sont engagés pour permettre à ces administrateurs d’assister aux réunions de la Caisse de défense ou à ses actions ou aux réunions de ses comités.

8.4 Facturation

Les administrateurs doivent présenter une seule demande de remboursement à l'égard de chaque déplacement pour le compte de la Caisse de défense et la demande doit indiquer en détail toutes les dépenses admissibles, y compris les frais d'hôtel, de repas et de déplacement. Dans les cas appropriés, le secrétaire ou la secrétaire pourra faire verser une « avance de voyage » ou hâter le remboursement des frais.

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9. DÉGAGEMENT

9.1 La Caisse de défense offre de débourser à l’université qui emploie de Président ou la Présidente de la Caisse de défense un montant suffisant pour assurer annuellement au Président ou à la Présidente de la Caisse de défense un crédit de dégagement équivalent à deux cours d’un trimestre ou, si le Président ou la Présidente de la Caisse de défense le désire, un montant monétaire équivalent à un crédit d’une unité tel que défini dans la Politique sur le dégagement de l’ACPPU. Cette indemnité est administrée conformément aux clauses 4.2 à 4.3 de la Politique sur le dégagement de l’ACPPU.

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10. DONS

10.1 Des dons peuvent être faits à l’occasion au nom du Conseil d’administration de la Caisse de défense de l’ACPPU pour honorer la mémoire d’administrateurs actuels ou récents ou pour des causes équivalentes. De tels dons sont rapportés dans les états financiers et doivent être approuvés par le président ou la présidente d’assemblée, le trésorier ou la trésorière et le Président ou la Présidente de la Caisse de défense.

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11. ASSEMBLÉE ANNUELLE

11.1 Les anciens syndicats membres sont invités à envoyer à leurs frais un observateur à l’assemblée générale annuelle des syndicats membres et à l’assemblée annuelle du Conseil d’administration qui coïncide avec l’assemblée générale annuelle des membres.

11.2 Des rapports écrits sur les négociations locales de chaque syndicat membre sont mis à la disposition des administrateurs avant l’assemblée annuelle.

11.3 Le Président ou la Présidente de la Caisse de défense prévoit d’organiser une session d’orientation immédiatement avant l’assemblée annuelle.

11.4 L’assemblée annuelle se tient dans des hôtels syndiqués dans les villes de Toronto et de Montréal, en alternance.

11.5 L’assemblée annuelle des syndicats membres de la Caisse de défense et du Conseil d’administration (qui se déroule habituellement en octobre) est organisée pour ne durer qu’un jour.

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12. COMMUNICATIONS

12.1 Site Web
La Caisse de défense tient à jour un site web dans le but de fournir des informations sur la Caisse de défense de l’ACPPU qui sont pertinentes aux syndicats membres, aux administrateurs et aux administratrices, ainsi qu’à toutes les autres personnes intéressées. Le Président ou la Présidente de la Caisse de défense s’assure que toutes les informations sont mises à jour aussi vite que possible.

12.2 Liste dirigée
La Caisse de défense maintient une liste d’envois électroniques dirigée (listserv) pour les administrateurs, les administratrices et les membres du personnel de l’ACPPU. Le modérateur ou la modératrice de la liste est le Président ou la Présidente de la Caisse de défense et le président ou la présidente d’assemblée en est le suppléant ou la suppléante. La responsabilité du modérateur ou de la modératrice est de s’assurer que chaque message envoyé à la liste :

  • provient d’un administrateur ou d’une administratrice ou d’un membre du personnel de l’ACPPU
  • se rapporte aux affaires de la Caisse de défense
  • ne contient aucune information qui risque d’être sensible.

Si un quelconque message ne répond pas à l’une ou l’autre de ces conditions, le modérateur ou la modératrice contacte l’expéditeur ou l’expéditrice et ces deux personnes examinent ensemble les révisions à apporter au message. Si aucune révision ne peut être apportée, le modérateur ou la modératrice détermine si le message peut ou non être envoyé.

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13. ENTENTE AVEC L'ACPPU

13.1 Les dépenses que l'ACPPU engage pour le compte de la Caisse de défense lui sont remboursées conformément à l'entente en vigueur entre la Caisse de défense et l'ACPPU.

Approuvé par le Conseil d’administration (octobre 2017)